一、关于本科生档案的接收、移交、保管及内容



n上海大学本科生新生档案由学院统一接收，学院辅导员在新生报到后 的二个月内统一向校档案馆学生档案室移交。



n上海大学本科生在校期间个人档案由学校档案馆保管。



n学生个人档案按学号排列（请各位同学在毕业生登记表的封面右上角用铅笔写上自己的学号，便于排序检索，以免丢失）。



n毕业时由学生辅导员和教务员老师将学生大学期间的个人档案汇总放入学生个人档案袋。



n大学期间的个人档案包括：



1. 上海大学录取通知书



2. 高等学校毕业生登记表



3. 上海大学学生成绩总表



4. 毕业设计（论文）成绩评定书



5. 上海大学学生体质健康卡



6. 全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（即报到证白联，如有）



7. 入党申请书（如有）



8. 入党志愿书（包括预审转正全套材料）（如有）



9. 上海大学先进个人登记表（如有）



10. 上海大学优秀毕业生推荐表（如有）







二、本科毕业生档案如何转出



（一）上海生源毕业生档案如何转出



1、与单位签订就业协议后的档案如何转出



n第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区招毕办办理鉴证手续。



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校招毕办统一办理，在毕业离校时向招毕办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书后的报到证由学生自己前往上海市学生事务中心办理（冠生园路401号，电话64829191）。



n第三步：将报到证中的白联和就业协议书复印件交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），请在报到证上注明学号。



n第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并将档案统一转入单位或该单位挂靠的档案接收部门。



*国有企业和事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门。



2、不签订就业协议而直接签订劳动合同的档案如何转出



（1）第一种情况（签订劳动合同的是事业单位或国有企业的）



n第一步：由录用单位的人事部门出具调档函。



n第二步：学生将写好学号的调档函交到或用挂号信寄往上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。



n第三步：学校档案馆将学生档案统一寄往该单位。



（2）除了第一种情况以外的：



n第一步：学生毕业后凭户口本（或户籍证明）和毕业证书（原件和复印件）、身份证（原件和复印件）和两张一寸照片去户口所在区的就业促进中心或街道办事处办理《劳动手册》，同时领取《人事档案传递告知单》。



n第二步：将《人事档案传递通知单》交到或用挂号信寄往上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），请在《人事档案传递告知单》上注明学号。#



n第三步：学校档案馆将学生档案转往学生户籍所在区的就业促进中心。



3、毕业后暂不就业（含自由职业、准备考研、出国留学等）学生的档案如何转出



n第一步：学生毕业后凭户口本（或户籍证明）、毕业证书（原件和复印件）、身份证（原件和复印件）和两张一寸照片去户口所在区的就业促进中心或街道办事处办理《劳动手册》，同时领取《人事档案传递告知单》。



n第二步：将《人事档案传递通知单》交到或用挂号信寄往上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），请在《人事档案传递告知单》上注明学号。



n第三步：学校档案馆将学生档案转往学生户籍所在区的就业促进中心。



*准备考研的学生也可以将档案暂时留存在档案馆（一年），请学生本人一定要主动联系档案馆。但是考上研究生后，申请奖学金时要求开具无工作证明等相关证明时，档案馆无法开具，所以不建议此类学生将档案保留在学校档案馆，以免为今后带来不便。







（二）非上海生源毕业生如何办理档案转出



1、经上海市批准落户的已经通过就业协议书鉴证并获取报到证的



n第一步：学生将报到证中的白联原件、就业协议书复印件及落户批复复印件交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），请在报到证上注明学号。



n第二步：学校档案馆将报到证归入学生个人档案，并将档案统一寄往上海市学生事务中心（单位无集体户口）或单位（单位有集体户口）。



2、未经上海市批准落户但在上海工作的



n第一步：到学校招毕办办理打印回原籍的报到证手续。



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校招毕办统一办理，在毕业离校时向招毕办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书后的报到证由学生自己前往上海市学生事务中心办理（冠生园路401号，电话64829191）。



n第三步：将报到证中的白联交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），请在报到证上注明学号及档案投递的地址、邮编。



n第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并根据报到证上打印的单位统一办理档案迁出



3、回原籍工作的



n第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区招毕办办理鉴证手续。



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校招毕办统一办理，在毕业离校时向招毕办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书后的报到证由学生自己前往上海市学生事务中心办理（冠生园路401号，电话64829191）。



n第三步：将报到证中的白联和就业协议书复印件交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），请在报到证上注明学号。



n第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并将档案统一转入单位或该单位挂靠的档案接收部门



*国有企业和事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门。



4、工作不在原籍和上海的



（1）户口落在工作所在城市的



n第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区招毕办办理鉴证手续。



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校招毕办统一办理，在毕业离校时向学校招毕办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书后的报到证由学生自己前往上海市学生事务中心办理（冠生园路401号，电话64829191）。



n第三步：将报到证中的白联和就业协议书复印件交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），请在报到证上注明学号。



n第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并将档案统一转入单位或该单位挂靠的档案接收部门



*国有企业和事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门。



（2）户口不落在工作所在城市，回原籍的



n第一步：到学校招毕办办理打印回原籍的报到证手续



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校招毕办统一办理，在毕业离校时向学校招毕办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书后的报到证由学生自己前往上海市学生事务中心办理（冠生园路401号，电话64829191）。



n第三步：将报到证中的白联交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学 生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），请在报到证上注明学号及档案投递的地址、邮编。



n第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并根据报到证上打印的单位统一办理档案迁出







（三）被录取为研究生的本科毕业生档案转出



n第一步：由研究生录取学校或培养单位出具调档函



n第二步：学生将调档函交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），并在调档函上写好学号



n第三步：由学校档案馆在学生毕业后统一将其档案转出。







（四）特别情况下毕业生如何办理档案转出



1、有专门的档案存放部门，或有保管档案资质的单位以及与国家机密要件局有寄递关系的单位开出调档函。学生将调档函交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号邮编：200444 电话：66133182），并在调档函上写好学号，学校档案馆收到调档函后统一将档案转出。



2、毕业时间超过两年打印不出报到证的非上海生源学生，可以由户口所在地的市一级人事局及下属单位开调档函。学生将调档函交到或用挂号信寄往：上海大学档案馆学生档案室108b房间（地址：上大路99号邮编：200444 电话：66133182），并在调档函上写好学号，学校档案馆在收到调档函后统一将档案转出。







三、本科毕业生如何查询档案去向



1、通过档案馆网站主页的专题【学生档案转递】栏目查询。需输入学号和姓名，并且必须一一对应。查询结果中的【接收档案单位】和【传递时间】字段如为空的学生，说明其档案还在学校。



2、拨打电话66133182查询。转递高峰期间（暑期前后）查询学生档案去向的电话特多，电话可能无法接通，如网上查询有结果请不要再致电。



3、学生本人到校档案馆学生档案室（档案馆108b房间）查询。



4、通过学工办学生信息管理系统查询。



5、档案转出后，上海市内一般一周后能收到，外省市一般二周后能收到。具体请联系接收档案单位。







四、特别告知



1、学生档案是每个学生唯一的人事档案，学生档案的接收、保管和转递必须严格按照规定和程序进行。



2、毕业生档案由机密要件局统一转递，不允许学生本人及私人携带。



3、学生毕业离校后应及时按规定办理档案转出手续，不建议档案继续留在学校，以免以后带来不便。



4、由于毕业生毕业后的去向多种多样，个人情况也不尽相同。以上未列举的请联系档案馆学生档案室老师。











上海大学非在职研究生毕业后如何办理个人档案转出手续







一、研究生毕业后档案如何转出



（一）上海生源毕业生档案如何转出



1、与单位签订就业协议的档案如何转出



n第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区就业办办理鉴证手续。



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书的报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校时向就业办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，具体情况请问学校就业办。



n 第三步：将报到证中的白联和档案邮寄地址确认单交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第四步：由研究生部培养办将报到证白联归入学生个人档案后，由档案馆将档案统一转入研究生部所给的，研究生本人填写的档案邮寄地址确认单上的单位。



*国有企业和事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门。



2、不签订就业协议而直接签订劳动合同的档案如何转出



（1）第一种情况（签订劳动合同的是事业单位或国有企业的）



n第一步：由录用单位的人事部门出具调档函。



n第二步：学生将写好学号的调档函和档案邮寄地址确认单交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第三步：学校档案馆将学生档案统一寄往该单位。



（2）除了第一种情况以外的



n第一步：学生毕业后凭户口本（或户籍证明）和毕业证书（原件和复印件）、身份证（原件和复印件）和两张一寸照片去户口所在区的就业促进中心或街道办事处办理《就业失业登记证》，同时领取《人事档案传递告知单》。



n第二步：将《人事档案传递通知单》和档案邮寄地址确认单交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第三步：学校档案馆将学生档案转往学生户籍所在区的就业促进中心。



3、毕业后暂不就业（含自由职业、准备考博、出国留学等）学生的档案如何转出



n第一步：学生毕业后凭户口本（或户籍证明）、毕业证书（原件和复印件）、身份证（原件和复印件）和两张一寸照片去户口所在区的就业促进中心或街道办事处办理《就业失业登记证》，同时领取《人事档案传递告知单》。



n第二步：将《人事档案传递通知单》和档案邮寄地址确认单交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第三步：学校档案馆将学生档案转往学生户籍所在区的就业促进中心。#





*准备考博的学生也可以将档案暂时留存在档案馆，请学生本人一定要主动联系档案馆。但是考博前要求开具政审材料和考上博士后，申请奖学金时要求开具无工作证明等相关证明时，档案馆无法开具，所以不建议此类学生将档案保留在学校档案馆，以免为今后带来不便。







（二）非上海生源毕业生如何办理档案转出



1、经上海市批准落户的已经通过就业协议书鉴证并获取报到证的



n第一步：学生将报到证中的白联原件、档案邮寄地址确认单及落户批复复印件交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第二步：研究生部培养办将报到证归入学生个人档案，由档案馆将档案统一寄往上海市学生事务中心（单位无集体户口的）或单位（单位有集体户口的）。



2、未经上海市批准落户但在上海工作的



n第一步：到学校就业办办理打印回原籍的报到证手续。



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校时向就业办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己（办理，具体情况请问学校就业办。



第三步：将报到证中的白联和档案邮寄地址确认单交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第四步：由研究生部培养办将报到证白联归入学生个人档案后，由档案馆将档案统一转入研究生部所给的，研究生本人填写的档案邮寄地址确认单上的单位。



3、回原籍工作的



n第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区就业办办理鉴证手续或办理回原籍报到证手续



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校时向就业办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，具体情况请问学校就业办。



第三步：将报到证中的白联和档案邮寄地址确认单交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第四步：由研究生部培养办将报到证白联归入学生个人档案后，由档案馆将档案统一转入研究生部所给的，研究生本人填写的档案邮寄地址确认单上的单位。



*& 国有企业和事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门或各省市一级的人事局下属单位。



4、工作不在原籍和上海的



（1）户口落在工作所在城市的



n第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区就业办办理鉴证手续。



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校时向学校就业办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，具体情况请问学校就业办。



n第三步：将报到证中的白联和档案邮寄地址确认单交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第四步：由研究生部培养办将报到证白联归入学生个人档案后，由档案馆将档案统一转入研究生部所给的，研究生本人填写的档案邮寄地址确认单上的单位。



*国有企业和事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门。



（2）户口不落在工作所在城市，回原籍的



n第一步：到学校就业办办理打印回原籍的报到证手续



n第二步：领取就业报到证。



a& 毕业前签订就业协议书后的报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校时向学校就业办领取。



b& 毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，具体情况请问学校就业办。



n第三步：将报到证中的白联和档案邮寄地址确认单交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第四步：由研究生部培养办将报到证白联归入学生个人档案后，由档案馆将档案统一转入研究生部所给的，研究生本人填写的档案邮寄地址确认单上的单位。



（三）被录取为博士生或做博士后的毕业研究生档案转出



n第一步：由博士生或博士后录取学校或培养单位出具调档函。



n第二步：学生将调档函交到研究生部培养办（电话：66133509）。



n第三步：由学校档案馆在学生毕业后统一将其档案转出。







（四）特别情况下毕业生如何办理档案转出



1、有专门的档案存放部门，或有保管档案资质的单位以及与国家机密要件局有寄递关系的单位开出调档函。学生将调档函交到研究生部培养办（电话：66133509）。档案由学校档案馆统一转出。



2、毕业时间超过两年打印不出报到证的非上海生源学生，可以由户口所在地的市一级人事局（人才服务中心）及下属单位开调档函。学生将调档函交到研究生部培养办（电话：66133509）。档案由学校档案馆统一转出。



特别注明：研究生转档材料在寒假或暑假可以直接交到档案馆108b室（工作时间见档案馆网站通知）。#







二、研究生毕业生如何查询档案去向



1、通过档案馆网站主页的专题【学生档案转递】栏目查询。需输入学号和姓名，并且必须一一对应。查询结果中的【接收档案单位】和【传递时间】字段如为空的学生，说明其档案还在学校。查询地址：https://www.da.shu.edu.cn/pub/?fpub=1 fid=563 id=36



2、拨打电话66133182查询。转递高峰期间（暑期前后）查询学生档案去向的电话特别多，电话可能无法接通，可以上网查询，如网上查询有结果请不要再致电。



3、学生本人到校档案馆学生档案室（档案馆108b房间）查询。



4、通过研究生教育综合管理平台网查询。



5、档案转出后，上海市内一般一周后能收到，外省市一般二周后能收到。具体请联系接收档案单位。







三、特别告知



1、学生档案是每个学生唯一的人事档案，学生档案的接收、保管和转递必须严格按照规定和程序进行。



2、毕业生档案由机密要件局统一转递，不允许学生本人及私人携带。



3、学生毕业离校后应及时按规定办理档案转出手续，不建议档案继续留在学校，以免以后带来不便。



4、由于毕业生毕业后的去向多种多样，个人情况也不尽相同。以上未列举的请联系研究生部培养办老师。